Truyền thông sự kiện là một hoạt động quan trọng và thiết yếu để sự kiện được biết đến rộng rãi hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thu hút một lượng lớn khách hàng quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của mình, thậm chí tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng, từ đó tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Vậy truyền thông sự kiện là gì? Làm thế nào để truyền thông sự kiện hiệu quả? Bài viết sau đây của chúng tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này một cách chi tiết.
Truyền thông sự kiện là gì?
Theo KJC, truyền thông sự kiện là quá trình sử dụng phương tiện truyền thông để quảng bá hình ảnh và thông tin về một sự kiện tới đối tượng mục tiêu hoặc đám đông lớn.
Truyền thông sự kiện là hoạt động không thể thiếu của các sự kiện nhằm thu hút sự chú ý của công chúng trước khi sự kiện diễn ra. Đồng thời, hoạt động này cũng giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh đến khách hàng sau khi sự kiện kết thúc.
Truyền thông sự kiện hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích sau:
- Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về sự kiện cho đối tượng mục tiêu.
- Kích thích sự tò mò và khơi dậy mong muốn tham gia sự kiện
- Thu hút công chúng bằng các sự kiện có bán vé hoặc các hoạt động quảng cáo
- Quảng bá thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp rộng rãi
- Để lại ấn tượng tích cực về hình ảnh thương hiệu
- Truyền tải thông điệp sự kiện đến những người không tham gia sự kiện.
Mục đích của truyền thông sự kiện
Theo như những người quan tâm đến sự kiện KJC cho biết, mục đích của truyền thông trước sự kiện là thông báo cho khách hàng và đối tác về sự kiện mà doanh nghiệp sắp tổ chức. Điều này sẽ giúp thu hút sự chú ý, quan tâm và khơi gợi mong muốn tham gia sự kiện. Một kế hoạch truyền thông hợp lý không chỉ nhấn mạnh thông điệp mà còn góp phần tạo nên bầu không khí sôi động và tích cực trước khi sự kiện bắt đầu.
Tuy nhiên, chỉ truyền thông trước sự kiện thôi là chưa đủ. Nhiều doanh nghiệp hiện nay thường bỏ quên hoạt động truyền thông sau sự kiện. Do đó, hiệu quả của truyền thông sau sự kiện chưa được như mong đợi. Truyền thông sau sự kiện có nhiều ý nghĩa:
- Khắc sâu sự kiện vào tâm trí của người tham gia.
- Truyền bá thông điệp của sự kiện thông qua phương tiện truyền thông tới những người không tham dự sự kiện.
- Giao tiếp sau sự kiện giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
- Nâng cao vị thế và tăng uy tín doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng và đối tác.
Vai trò của truyền thông sự kiện
- Thu hút sự chú ý: Truyền thông sự kiện tạo ra sự quan tâm và phấn khích trước khi sự kiện diễn ra, giúp thu hút người tham dự và giới truyền thông. Một chiến dịch truyền thông hiệu quả có thể biến một sự kiện nhỏ thành một hiện tượng văn hóa hoặc thương mại. Ví dụ: Lễ ra mắt sản phẩm mới của Apple, như iPhone 16 vào năm 2024, sử dụng các teaser bí ẩn trên mạng xã hội và thông cáo báo chí để tạo sự tò mò, thu hút hàng triệu lượt xem trước sự kiện.
- Nâng cao nhận diện thương hiệu: Sự kiện là cơ hội để các thương hiệu củng cố hình ảnh và giá trị của mình. Truyền thông sự kiện giúp lan tỏa thông điệp thương hiệu, tạo mối liên kết cảm xúc với khách hàng, và khẳng định vị thế trên thị trường. Ví dụ: Sự kiện Red Bull Stratos năm 2012, khi Felix Baumgartner nhảy dù từ tầng bình lưu, đã sử dụng truyền thông để nhấn mạnh hình ảnh thương hiệu Red Bull về sự táo bạo và phiêu lưu, được truyền hình trực tiếp cho hàng triệu người.
- Kết nối cộng đồng: Truyền thông sự kiện tạo ra một cộng đồng gắn kết quanh sự kiện, khuyến khích sự tham gia của khán giả thông qua các nền tảng trực tuyến hoặc tại chỗ. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài giữa thương hiệu và khách hàng. Ví dụ: Lễ hội âm nhạc Glastonbury sử dụng hashtag như #Glastonbury2023 và livestream trên BBC để kết nối người hâm mộ toàn cầu, khiến cả những người không tham dự trực tiếp cũng cảm thấy là một phần của sự kiện.
- Đảm bảo hiệu quả tổ chức: Truyền thông sự kiện cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian, địa điểm, và cách tham gia, giúp người tham dự chuẩn bị tốt hơn. Đồng thời, nó quản lý kỳ vọng và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Ví dụ: Các hội nghị công nghệ như CES 2025 cung cấp ứng dụng sự kiện và bản đồ trực tuyến, kết hợp với email marketing để hướng dẫn người tham dự.
Các bước cho một quá trình truyền thông sự kiện hiệu quả
Thông thường, để truyền đạt sự kiện một cách hiệu quả, bạn nên chuẩn bị theo quy trình sau:
Trước sự kiện
Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông: Trước khi bắt đầu sự kiện, hãy phân tích kỹ lưỡng mục tiêu truyền thông. Từ đó, xác định nhóm đối tượng chính mà sự kiện hướng đến, tập trung truyền thông và lập kế hoạch cụ thể để tạo điểm nhấn truyền thông cho sự kiện.
Bước 2: Chọn kênh truyền thông: Bạn cần chọn kênh truyền thông phù hợp với mục tiêu và đối tượng của chiến dịch truyền thông sự kiện. Sau đó, xây dựng kênh truyền thông và lên ý tưởng về nội dung và thông điệp muốn truyền tải.
Bước 3: Xây dựng nội dung và truyền tải thông điệp truyền thông: Kênh truyền thông cần cung cấp cho công chúng những thông tin cơ bản nhất về sự kiện:
- Giới thiệu chung về sự kiện
- Thời gian sự kiện
- Lịch trình sự kiện
- Địa điểm tổ chức sự kiện,..
Bước 4: Triển khai chiến dịch email marketing đến khách hàng tiềm năng: Email marketing tuy đã cũ nhưng là một chiến lược tiếp thị mang lại hiệu quả cao trong việc tiếp cận khách hàng tiềm năng. Vì vậy, bạn cần xây dựng một kế hoạch truyền thông sự kiện toàn diện với sự kết hợp linh hoạt giữa mạng xã hội, email và nhiều phương tiện truyền thông khác. Một chiến dịch email marketing với nội dung hấp dẫn và lời kêu gọi hành động rõ ràng sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý của người đọc đến sự kiện.
Bước 5: Sử dụng các kênh báo chí để truyền tải thông tin về sự kiện: Báo chí vẫn là kênh truyền thông đáng tin cậy cho công chúng trong bất kỳ sự kiện nào. Việc xuất hiện trên báo chí hoặc các phương tiện truyền thông đại chúng giúp thương hiệu truyền tải thông tin về sự kiện rộng rãi hơn.
Trong trường hợp
Trong suốt sự kiện, bạn có thể quảng bá sự kiện thông qua phát trực tiếp: truyền hình trực tiếp, phát trực tiếp, v.v. để kết nối trực tiếp với khán giả. Việc sử dụng công nghệ giúp tối ưu hóa trải nghiệm của người xem và nâng cao nhận thức của công chúng về sự kiện.
Tương tác với người xem trực tuyến bằng câu hỏi hoặc bình chọn: Tạo các cuộc thăm dò ý kiến cho phép mọi người trực tiếp tham gia sự kiện. Việc chia sẻ từ cộng đồng trên các nền tảng mạng xã hội đã góp phần giúp sự kiện được lan tỏa tốt hơn.
Sau sự kiện
Sau khi chiến dịch kết thúc, hãy bắt đầu kế hoạch truyền thông sau sự kiện. Chia sẻ ảnh và video từ sự kiện và gửi thư cảm ơn đến người tham dự.
Các công cụ truyền thông sự kiện
Phương tiện truyền thông đại chúng
Phương tiện truyền thông đại chúng: truyền hình, phát thanh, báo chí… là những công cụ hữu hiệu để truyền đạt sự kiện.
Mặc dù truyền hình mang lại trải nghiệm hình ảnh ấn tượng nhưng hiếm khi được các doanh nghiệp lựa chọn vì chi phí cực kỳ cao.
Trong khi đó, chi phí truyền thông vô tuyến thấp hơn nhưng lại hạn chế về mặt quảng bá hình ảnh.
Báo chí có thể hiệu quả, cả về mặt hình ảnh lẫn văn bản. Tuy nhiên, khi truyền tải sự kiện qua báo chí, điều quan trọng là phải chú ý đến thời điểm xuất bản, số lượng bản in và đặc biệt là lượng độc giả của tờ báo.
Phương tiện truyền thông kỹ thuật số
Tính đến đầu năm 2023, Việt Nam có gần 78 triệu người dùng Internet, chiếm 79,1% dân số cả nước. Đây là minh chứng cho thấy truyền thông số đang ngày càng phổ biến. Do đó, truyền thông sự kiện trực tuyến đóng vai trò rất quan trọng hiện nay.
Một số hoạt động giao tiếp thường xuyên sử dụng công nghệ số:
- Xây dựng một trang web dọn dẹp cho sự kiện để cập nhật thông tin liên quan đến sự kiện.
- Đăng bài PR trên báo điện tử
- Gửi email tiếp thị để cung cấp thông báo về sự kiện
- Quảng cáo biểu ngữ trên các trang web có lượng người dùng truy cập cao
- Sử dụng mạng xã hội, blog và diễn đàn để giao tiếp và chia sẻ thông tin.
Ấn phẩm quảng cáo
Tạo các ấn phẩm quảng cáo như áp phích, băng rôn, băng rôn treo tường, v.v. để tăng hiệu quả truyền thông sự kiện. Áp phích và băng rôn có thể được treo ở những vị trí quan trọng để nâng cao nhận diện thương hiệu. Băng rôn treo tường hoặc băng rôn treo tường thường được sử dụng tại các sự kiện để tạo điểm nhấn và hỗ trợ truyền thông trực tiếp.
Tổ chức các hoạt động quảng bá sự kiện
Tổ chức các hoạt động quảng bá cho sự kiện như roadshow, dùng thử sản phẩm miễn phí hoặc các cuộc thi liên quan đến sự kiện để tạo sự hào hứng và tương tác cộng đồng trước chương trình. Đặc biệt, hãy tận dụng các đối tác và nhà tài trợ để lan tỏa thông điệp sự kiện đến càng nhiều khách hàng càng tốt.
Chiến thuật truyền thông sự kiện hiệu quả
Xác định đối tượng mục tiêu
Hiểu rõ đối tượng (tuổi, sở thích, hành vi) giúp xây dựng chiến dịch phù hợp. Ví dụ, một hội nghị công nghệ như Web Summit nhắm đến các chuyên gia qua LinkedIn, trong khi một buổi hòa nhạc nhắm đến giới trẻ qua TikTok và Instagram.
Chọn kênh truyền thông phù hợp
Tùy vào loại sự kiện, các kênh được chọn lọc cẩn thận:
- Truyền thông truyền thống: Báo chí, TV phù hợp với các sự kiện chính thức như hội nghị thượng đỉnh.
- Truyền thông kỹ thuật số: Mạng xã hội, quảng cáo online hiệu quả với các sự kiện hướng đến công chúng trẻ.
- Quan hệ công chúng: Hợp tác với influencer hoặc KOL để tăng độ tin cậy.
Tạo nội dung hấp dẫn
Nội dung cần sáng tạo, phù hợp với thông điệp sự kiện, và thu hút cảm xúc. Ví dụ, chiến dịch truyền thông cho Olympic Paris 2024 sử dụng các video kể chuyện về hành trình của vận động viên để tạo cảm hứng và kết nối với khán giả.
Đo lường và điều chỉnh
Sử dụng các công cụ như Google Analytics, thống kê mạng xã hội, hoặc khảo sát để đo lường hiệu quả. Dựa trên dữ liệu, điều chỉnh chiến lược để tối ưu hóa, như tăng quảng cáo trên kênh hiệu quả hoặc thay đổi nội dung để phù hợp hơn.
Truyền thông sự kiện là gì? Tóm lại, truyền thông sự kiện là công cụ hiệu quả để bạn xây dựng thương hiệu thành công. Bằng cách kết hợp sự kiện và truyền thông, chúng ta có thể tạo ra những giá trị độc đáo, gia tăng giá trị và tầm nhìn cho từng chiến lược truyền thông.
Bài viết được cập nhật vào lúc:04/08/2025 @ 15:35
